En mayo de 2008 se promulgó por UNECE (United Nations Economic Commission for Europe) el protocolo e-CMR que definía cómo debían ser gestionados y tramitados los Documentos Electrónicos de Porte para que tuviesen la misma validez legal y fedataria que los que se realizaban en papel. Esa iniciativa está aún falta de extender su uso, a pesar de que 29 países ya lo han ratificado tras la suma de Uzbekistán el pasado mes de octubre.

En estos países, las autoridades dan por válido desde el punto de vista legal, interpretativo y fedatario el uso exclusivo de una versión digital frente a la tradicional en papel. Es decir, un chófer podrá mostrar los documentos de porte a través de su móvil en caso de inspección de un transporte y las partes o los seguros darán por válidos documentos generados de manera digital que ya no hagan uso de documentos fisicos sellados.

España no formó parte del grupo inicial que firmó el tratado, pero lo ratificó tres años más tarde, en 2011. Desde entonces, como consecuencia de los esfuerzos de las empresas que apostamos por la innovación, de las compañías tecnológicas, asociaciones y entidades públicas y, especialmente, de los nuevos hábitos impuestos por la emergencia sanitaria, se está consiguiendo que los porcentajes de adopción sigan subiendo.

Problemas en la implantación

El principal problema al que nos enfrentamos para la universal adopción del CMR electrónico es que algunas partes siguen reclamando la firma en papel. Concilian los datos del albarán directamente con sus proveedores a través de plataformas propias, para los que el transportista es un mero instrumento que no interviene en su proceso documental, y la firma de entrega en destino es un trámite prescindible. En la medida en la que se realicen pruebas con una empresa que facilite la integración de la información, este problema está destinado a desaparecer.

Ventajas de la implementación

La Comisión Europea está dotando partidas muy cuantiosas para subvencionar con la mayor extensión posible el despliegue y adopción digital en forma de fondos de recuperación hacia los países. Además, se está definiendo el formato digital común en ciertos sectores productivos (ADR, industria química,…) sobre la base de agregar respectivos “controles nacionales delegados”.

Según estudios realizados, los ahorros de una empresa que gestione 130 documentos diarios de porte (unos 4.000 al mes) puede llegar a ahorrar (por todos los conceptos asociados a los documentos de porte) hasta 45.000 euros mensualmente: el 45% procede de la reducción de los tiempos de gestión y archivo de documentos en papel, así como del coste salarial asociado a ellos. Un 35% de ahorro se corresponde con la reducción de impagos o retrasos de cobro por litigios entre partes, debidas a discrepancias en la documentación de porte, sus documentos anexos, su interpretación o las penalizaciones cruzadas que conlleva. El 20% restante se deriva de la reducción de los gastos de litigación debidos a reclamaciones, las sanciones en inspección, y el coste físico de emitir o imprimir papel para ello. El conjunto de todos estos conceptos puede suponer entre el 2% y el 4% de la facturación de esta empresa.

Existen otras ventajas indirectas del uso de un CRM electrónico, como son las 20.000 toneladas de papel que se pueden ahorrar sólo en España o la reducción del 25% de las ineficiencias entre socios logísticos, por el simple hecho de que todos los intervinientes acceden a la misma información a la vez y cada uno sabe cuándo sucede cada evento.

¿Cómo empezar?

El primer paso es contar con un transportista u operador logistico avanzado en procesos de innovación y elegir en qué ruta vamos a empezar a colaborar. A partir de ahí, podremos ir perfeccionando el proceso con la experiencia. Esto supone una dedicación inicial adicional que inexorablemente genera un consumo extra de esfuerzos organizativos. Pero debemos ser conscientes de que este proceso está destinado a ser el que se adopte en todas las empresas: tendremos que incurrir en ese esfuerzo organizativo tarde o temprano. Hacerlo lo antes posible genera ventajas competitivas frente a otras empresas que permanezcan atadas a los procesos en papel.

¿Cómo se procede el día de la carga?

El transportista llegará al punto de carga y confirmará con el cargador que el procedimiento de firma será digital. Una vez acabada la carga, desde la oficina enviaremos un mensaje al cargador y/o chofer vía email, whatsapp o SMS con un vínculo a toda la información: identificación de la operación, las partes y las características de la mercancía. El cargador podrá acceder al apartado ‘Cargador’, se identificará y podrá incluir su firma en una pantalla táctil de móvil o con el cursor, si lo hace en un ordenador portátil. El transportista entrará en el apartado ‘Transportista’, se identificará y firmará de la misma forma.

Si solo uno de los dos, cargador o transportista, tuviesen el mensaje, existen opciones para que la otra parte pueda firmar en el mismo dispositivo o incluir su firma a distancia hasta a dos metros de distancia, mediante un código QR. Todas las firmas se van registrando con fecha y ubicación para que cualquiera de los receptores con acceso a ese vínculo pueda seguir la trazabilidad del transporte.

¿Cómo se procede el día de la descarga?

Al llegar al punto de descarga, el transportista informará al destinatario de que la firma será digital y le hará llegar el vínculo al documento de firma, en caso de que no se lo haya enviado previamente el cargador o el mismo operador logístico desde la oficina. Una vez acabada y convenientemente comprobada la descarga, el destinatario procederá a la firma en una pantalla táctil de la misma forma que hicieran cargador y transportista, desde el móvil o el portátil. En caso de discrepancia en la entrega, podrá añadir el texto descriptivo, e incluso acompañarlo de fotos si lo estima necesario.

¿Cómo se accede a la información y documentación del porte?

En cualquier momento, cualquiera de los intervinientes que haya recibido el vínculo podrá acceder al estado actualizado del porte con la información y documentación que esté registrado hasta ese momento. Al mismo tiempo, desde el operador logístico, mantenemos un registro central para todos nuestros clientes, en el que pueden filtrar y listar todas sus operaciones, a las que añadiremos otras documentaciones relacionadas con el porte y que puedan ser de su interés (facturas, albaranes, ofertas, pólizas de seguro, declaraciones aduaneras, etc…)

¿Cómo procedo hoy para implementar el e-CRM?

A la hora de poner en marcha este tipo de operativas con nuestros clientes, nuestro equipo de IT estudia la mejor forma de implementarlo para que reciban toda la información de sus envíos directamente en sus sistemas. Contacta con nosotros y elige uno o varias personas de tu organización para hacer el seguimiento de la primera prueba. Te guiaremos durante todo el proceso para que sea un éxito.