La gestión de un negocio internacional implica ciertas variables a tener en cuenta, y cuyo manejo puede hacer que la experiencia sea como comprar un caramelo en la tienda de la esquina, o convertirse en un pesadilla de situaciones incontrolables.

Fruto de nuestra experiencia de 50 años en el sector del transporte internacional de mercancías, y con el objetivo de ayudar a los importadores para que su práctica importadora sea lo más agradable posible, nuestro equipo operativo ha elaborado un listado de los principales retos que enfrentan los compradores internacionales hasta que consiguen tener la mercancía a su disposición.

1.- Comprender correctamente la jerga del transporte.

El mundo del shipping ha generado una gran cantidad de términos propios, generalmente con acrónimos. Algunos están homogeneizados, pero hay otros de los que cada operador de transporte hace un uso acomodado a sus herramientas, por lo que es conveniente siempre entender correctamente el significado de los términos que se utilizan en cada caso concreto.

Como ejemplo, podemos mencionar el uso extendido del término “gastos FOB”, para referirse a los gastos locales una vez que la mercancía es descargada en muelle. Uno de los principales riesgos del importador es cerrar un envío en condiciones CFR, donde el shipper extranjero distribuye los costes en la contratación de tal forma que se asegure bajos costes de flete, dejando un monto mayor a compensar dentro de los costes de recepción por el importador. Esto obliga al receptor a afrontar costes inesperados si quiere retirar la mercancía del muelle.

2.- Conocer los acuerdos internacionales y su funcionamiento.

La Unión Europea ha firmado diferentes acuerdos preferenciales en materia de transporte con determinados países, por lo que la mercancía de estos estados se beneficia de costes más bajos de entrada, siempre que se cumpla en tiempo y forma con los requisitos expresados en los textos del acuerdo.

Algunos importadores conocen que su mercancía se podía acoger a estas ventajas aduaneras una vez iniciados los procedimientos de importación para la mercancía, y desde países donde no se permite emitir certificados de origen a posteriori al embarque. Por este motivo, finalmente se han visto obligados a pagar innecesariamente importes que podían haberse ahorrado y estar ahora en sus cuentas de resultados.

3.-  Hacer el booking con la previsión suficiente.

Debería contemplarse con un mes de antelación como mínimo con respecto a la fecha estimada de salida de nuestra mercancía. Especialmente si ésta va a necesitar equipo especial por motivos de tamaño, peso o temperatura, para evitar falta de equipo en el puerto de salida. Si además se aproxima una peak season (temporada alta) donde se incrementa la demanda por encima de la capacidad de las líneas marítimas y el embarque es urgente, deberemos asegurarnos una mayor antelación para el envío y/o un plan B de envío aéreo si la mercancía lo permite.

4.- Manejar correctamente los tiempos de llegada.

Cuando la mercancía llega a destino hay dos pasos previos antes de que el forwarder o empresa transitaria pueda gestionar físicamente la mercancía: las manipulaciones de la línea marítima/aérea y las revisiones por parte de la aduana. El ETA (Estimated Time of Arrival) indica el tiempo estimado de llegada al puerto/aeropuerto de destino, no a la puerta de tu almacén. Debería sumarse un día para mercancía aérea, dos días para contenedores completos y entre 3 y 6 días para mercancía consolidada con cargas de terceros. Todo ello, sujeto al status que la aduana asigne a la mercancía y que no requiera inspección de la misma.

5.- Asegurar la mercancía.

A lo largo de nuestra experiencia de años hemos visto numerosos casos en los que algunos clientes han decidido no asegurar la mercancía que compran contra robos, incendios, daños por manipulación inapropiada o embalaje inadecuado que no resiste los rigores del transporte… se han encontrado al abrir el contenedor con cargas derramadas, embalajes aplastados y piezas inservibles sin saber bien cómo reaccionar. Pero en ese punto no se puede reaccionar.

Suele existir la creencia de que el forwarder asegura la mercancía, pero no se tiene en cuenta que, de no haberse solicitado una póliza de daños expresamente, las compañías de seguros que dan cobertura al forwarder solo se activan cuando está probada su responsabilidad en los daños y suele hacerse con los límites que la normativa tiene para cada tipo de transporte.

6.- Preparar anticipadamente la documentación.

La documentación es un proceso necesario que acompaña a la importación a través de diferentes fases. Es importante que la documentación sea correcta, emitida previa al embarque y que llegue a las partes implicadas con antelación suficiente para minimizar retrasos o costes extra.

Es remarcable el número de operaciones que han incurrido en gastos innecesarios a la llegada porque el Bill of Lading original no ha llegado a las manos adecuadas a tiempo, o porque se desconocían herramientas ampliamente en uso como el Express BL.

7.- Comprender el proceso aduanero.

Con frecuencia nos encontramos con una práctica muy extendida entre los importadores: la de traer la mercancía ‘a consumo’ (con pago de aranceles e IVA) cuando dicha mercancía iba a recibir en realidad una pequeña operación de reacondicionamiento para venderse posteriormente. La mayoría de los códigos aduaneros modernos (entre ellos el de la Unión Europea) prevén regímenes suspensivos para este tipo de operaciones por las que el importador pretende evitar el pago de impuestos en determinadas condiciones.

La legislación aduanera es cambiante: está llena de excepciones y ventajas que podemos aprovechar si las conocemos, por lo que conviene saber manejarse en este entorno aduanero. Por defecto, la Administración no nos avisará de las ventajas a las que podemos acogernos como un importadores si no las consultamos expresa y previamente.

8.- Elegir el medio de transporte adecuado.

Las características de cada operación pueden encajar mejor en un medio de transporte que otro. Las urgencias y mercancías de alto valor suelen encontrar mejor respuesta en los transportes aéreos, mientras que las mercancías de peso o volumen considerable que tengan que ser movidas internacionalmente encontrarán las mejores respuestas en el transporte marítimo.

Hemos asistido a clientes que habiendo elegido un medio de transporte considerando unos tiempos de llegada, el cambio de exigencias de su cliente o circunstancias fuera de su control han derivado en que hayamos tenido que “rescatar” la mercancía de un medio de transporte para consignarlo en otro que asegure la llegada en plazo.

9.- Recibir asesoría especializada.

Los procedimientos que afectan al comercio internacional de mercancías están en permanente cambio. Por ello, lo más seguro y prudente es asegurarse del cumplimiento de todas las normativas vigentes en cada momento y para cada tipo de envío. Pero además, conviene aprovechar los mejores recursos y ventajas disponibles para ahorrar costes, tiempos y contratiempos. Es aquí donde el expertise y los conocimientos de las empresas transitarias –que apoyan operativas de importación de forma continua- juegan un papel clave a favor del importador, proporcionando una consultoría integral y aporte de soluciones en cada paso del proceso.