José Antonio está sentado delante de su ordenador: podríamos contar muchas cosas sobre él, pero por el momento nos basta saber que es Responsable de Compras de una gran empresa industrial de su zona y que tiene una hija llamada María.

La semana que viene es el cumpleaños de María, así que José Antonio acaba de entrar en la web de la plataforma de comercio electrónico donde hace un par de días compró el muñeco del que María lleva meses hablándole y que todas sus amigas tienen ya. Comprueba que su llegada está estimada mañana por la mañana a su oficina, lo que le recuerda que tiene que hacer sitio en el maletero del coche para poder acomodar el paquete. Luego cierra tranquilamente la web del comercio, quedando automáticamente olvidado este asunto.

Al cerrar la pantalla, aparece el ERP empresarial donde José Antonio observa que ha entrado un pedido realizado por el jefe de producción para 100 toneladas de materia prima, que debería estar llegando a finales del mes próximo para que no haya problemas de producción. 

Automáticamente abre el correo electrónico, selecciona la dirección de su proveedor logístico habitual y comienza a redactar el detalle de la operativa.

Esta situación se repite en cientos de empresas en el día a día. Y es que, aunque el cambio tecnológico se ha incorporado plenamente en muchos aspectos de nuestra vida, en la logística industrial la realidad nos muestra que este avance es menor que en otros sectores. En otro momento trataremos sobre las causas de este fenómeno, pero hoy vamos a centrarnos en preparar nuestras organizaciones para superar este escenario transitorio.

Desde que una mercancía abandona el almacén de un fabricante o proveedor hasta que aparece en el almacén del cliente o receptor en la otra punta del mundo, genera una gran cantidad de información a lo largo de su trayectoria en un montón de organizaciones diferentes: transportistas, estibadores, despachantes… 

Cada una de estas entidades decide internamente y de forma autónoma su operativa para gestionar sus propios recursos, procesos e información dentro (o fuera) de su sistema informático, definido por y para sus objetivos operativos y empresariales.

Uno de los principales retos con los que nos encontramos las empresa transitarias es el de localizar la información útil dispersa en varios sistemas y organizaciones a lo largo del mundo, y hacerla llegar en un único formato que sea útil, simple y cómodo de recibir para nuestros clientes.

A día de hoy hay ya muchas organizaciones y asociaciones desarrollando diferentes soluciones para afrontar este reto, con diversos grados de avance. No obstante, conviene tener muy claro cuáles son nuestras necesidades reales, para no perdernos en los cantos de sirena de tecnologías que están aún en fase de prueba. Y que muchas veces son presentadas comercialmente dando a entender que cuentan con consensos más amplios y están en fases más avanzadas de lo que en realidad están.

Para poder llevar a cabo nuestra misión de recuperación y proceso de esa información útil, previamente tenemos que diseñar que datos son los que queremos recoger, dónde se encuentran y cómo los incorporamos de forma óptima a nuestros sistemas. Repasemos uno por uno estos puntos.

¿Qué información necesitamos recoger?

Las herramientas de diagramas de proceso pueden ser un buen apoyo para especificar cuáles son las informaciones con nivel de relevancia suficiente para ser incorporadas en nuestro sistema. Es importante que en un escenario donde resuena tanto el Big Data, seamos capaces de desechar información fácilmente accesible, pero inútil para el proyecto global. Información cuya incorporación puede redundar en sobrecargas y ralentización innecesaria del sistema, así como en la potencial pérdida del foco en el que centrar los esfuerzos.

¿Dónde está la información que necesitamos?

Los datos pueden estar en nuestra organización, en una organización externa o no estar en ninguna.

·        Datos en nuestra organización: conviene asegurarse de que los datos relevantes que se gestionan dentro de nuestra empresa se registren adecuadamente en las bases de datos. Si algún dato se puede obtener de forma interna pero no está en un formato trabajable, habrá que asegurar la migración de los datos a un tipo de registro compatible con el proyecto.

·        Datos externos a nuestra organización: los partícipes de una operativa generan en sus sistemas algunas informaciones que tenemos que incorporar en nuestros sistemas. Para ello, tendremos que diseñar los procesos de trasvase de información, siendo preferibles los que se realicen de forma automática entre sistemas, evitando los procesos manuales, que implican mayores costes en tiempo, recursos y riesgos.

·        Datos que no están: en ocasiones nos encontramos con la necesidad de incorporar datos que no existen. Por ejemplo, algunos propietarios de medios de transporte no están interesados en compartir demasiada información, porque sus negocios se basan en una estrategia de rediseño de rutas permanente en búsqueda de incrementar rentabilidades a costa de relajar los compromisos de entrega. En estos casos, conviene aplicar criterios de experiencia e inteligencia artificial trabajando sobre datos históricos reales que nos generen valores por defecto modificables en el campo correspondiente.

¿Cómo incorporar la información a nuestro sistema?

En la actualidad hay infinidad de soluciones para integrar información entre sistemas, en los que deberemos resolver dos tipos de problemas: los relacionados con que los sistemas ‘hablen’ entre sí y los relacionados con que las personas ‘quieran que hablen’ los sistemas.

·        Los sistemas puedan hablarse entre sí: los problemas de integración se reducen cuando se llevan a cabo con organizaciones que conocen la importancia de una correcta gestión de datos y que mantienen un observatorio tecnológico -para conocer la situación y dirección que toman los principales actores tecnológicos y del sector-, asegurando la implantación interna de procesos eficientes que garanticen una compatibilidad flexible con sistemas ajenos.

Las organizaciones que han optado por formatos de texto libre para dar flexibilidad a sus operativos a la hora de la introducción de datos, tendrán más problemas para que sus sistemas ‘hablen’ con los demás, a medida que el sector vaya aceptando y ampliando estándares y no quieran renunciar a sus datos históricos.

·        Las personas quieren que el sistema hable: es frecuente que muchas organizaciones en nuestro sector incluyan un alto grado de digitalización y distribución de información dentro de su estrategia comunicativa. Pero en la práctica, se limitan a implantar sistemas que facilitan la introducción de los datos en sus sistemas y ofrecen a cambio soluciones bastante limitadas para la salida de datos. A la sombra de este hecho se han desarrollado varias aplicaciones y plataformas, que buscan comercializar productos en los que complementan esta información limitada con otro tipo de información generada por otras fuentes con visualizaciones más user friendly –que facilitan la experiencia de usuario logístico-, pero que siguen sin estar a la altura de la experiencia global del usuario individual de comercio electrónico.

 Antes de que José Antonio se retire de su cargo como responsable de compras, el contenedor donde está el muñeco que ha comprado para el cumpleaños de su nieto será trazado en un sistema trasparente desde inicio hasta fín.  La pregunta que debemos hacernos las empresas de transporte global/ las empresas logísticas es: ¿estamos tomando hoy las decisiones correctas para liderar un sistema logístico transparente de principio a fin o nos vamos a limitar a ver cómo otros dictan las reglas y normas que todos tendremos que acatar en el futuro?